” HAKIKAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN“


DISUSUN OLEH


MAURIYAH                       ( 301 09 11 021 )
MEGA HARDIYANTI      (  301 09 11 011 )
ARYATI LIDYA                ( 301 09 11 010 )
DERI APRIANTO             ( 301 09 11 022 )


UNIVERSITA BANGKA BELITUNG
2012 / 2013
HAKIKAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Ø    Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen
Menurut Suadi, Sistem pengendalian manajemen adalah sebuah sistem yang terdiri dari beberapa sub sistem yang saling berkaitan, yaitu: pemrograman, penganggaran, akuntansi, pelaporan, dan pertanggungjawaban untuk membantu manajemen mempengaruhi orang lain dalam sebuah perusahaan, agar mau mencapai tujuan perusahaan melalui strategi tertentu secara efektif dan efisien. Menurut Anthony dan Reece, sistem pengendalian manajemen adalah sistem pengendalian manajemen memiliki fungsi pengendalian terhadap aktivitas-aktivitas dalam suatu organisasi yang diupayakan agar sesuai dengan strategi badan usaha untuk mencapai tujuannya.
Dalam sistem pengendalian manajemen terdapat beberapa Konsep dasar yang memberikan kerangka bagi perancangan dan penerapan sistem pengendalian manajemen, yakni meliputi:
1.                  Komponen operasi atau kegiatan yang terpasang secara terus menerus (A continuous built-in component of operations).
Pengendalian manajemen adalah suatu rangkaian tindakan dan aktivitas yang terjadi pada seluruh kegiatan organisasi dan berjalan secara terus menerus. Pengendalian manajemen bukanlah suatu sistem terpisah dalam suatu organisasi, melainkan harus dianggap sebagai bagian integral dari setiap sistem yang dipakai manajemen untuk mengatur dan mengarahkan kegiatannya. Pengendalian intern dapat disebut pula pengendalian manajemen yang terpasang dalam organisasi sebagai bagian dari sarana prasarana organisasi guna membantu manajemen menjalankan organisasi dan mencapai tujuannya. Dengan demikian perkembangan pengetahuan dan teknologi yang menghasilkan timbulnya gagasan baru berupa penerapan mekanisme/metode/cara kerja baru menuntut adanya pemodifikasian sistem pengendaliannya yang berjalan secara terus menerus.
Contoh: adanya media akses nasabah perbankan melalui internet banking system menuntut pemodifikasian pengamanan dalam sistem pengendalian manajemen perbankan sehingga para nasabah diharapkan tidak mengalami kerugian akibat tindakan pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.




2.                  Pengendalian manajemen dipengaruhi oleh manusia.

Dalam kenyataan sering dijumpai bahwa suatu organisasi memiliki pedoman (manual) sistem pengendalian manajemen yang baik, namun tidak dilaksanakan sebagaimana mestinya, sehingga pengendalian manajemen yang telah dirancang tersebut tidak memberikan kontribusi positif bagi organisasi. “A man behind the gun” adalah istilah yang cocok dengan faktor ini. Sistem pengendalian manajemen dapat berjalan efektif jika dilaksanakan dengan sungguh-sungguh oleh manusia. Tanggung jawab berjalannya sistem pengendalian manajemen sangat tergantung pada manajemen. Manajemen menetapkan tujuan, merancang dan melaksanakan mekanisme pengendalian, memantau serta mengevaluasi pengendalian. Dengan demikian, seluruh pegawai dalam organisasi memegang peranan penting untuk mencapai dilaksanakannya sistem pengendalian manajemen secara efektif. Karakter dan motivasi manusia memegang peranan penting dalam membangun suatu sistem pengendalian manajemen yang efektif.

3.         Memberikan keyakinan yang memadai, bukan keyakinan yang mutlak.
Perancangan suatu sistem pengendalian manajemen didasarkan pada pertimbangan biaya–manfaat. Tidak peduli betapa baiknyaperancangan dan pengoperasian suatu pengendalian manajemen dalam suatu organisasi, sistem itu tidak dapat memberikan jaminan keyakinan yang mutlak agar tujuan organisasi dapat tercapai. Faktor-faktor dari luar yang mempengaruhi manajemen dapat mempengaruhi kemampuan organisasi dalam mencapai tujuannya. Kesalahan manusia, pertimbangan yang keliru, dan adanya kolusi adalah contoh faktor–faktor yang dapat menghalangi pencapaian tujuan organisasi sebagaimana yang diinginkan. Dengan demikian, pengendalian manajemen dapat memberikan keyakinan yang
memadai, tidak mutlak dalam mencapai tujuan organisasi.
§      Jenis Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen dapat dibagi dalam 5 (lima) jenis:
1. Pengendalian pencegahan (preventive controls) suatu kesalahan. Pengendalian ini dirancang untuk mencegah hasil yang tidak diinginkan sebelum kejadian itu terjadi. Pengendalian pencegahan berjalan efektif apabila fungsi atau personel melaksanakan perannya. Contoh pengendalian pencegahan meliputi:
kejujuran, personel yang kompeten, pemisahan fungsi, revisi pengawas dan pengendalian ganda. Pengendalian pencegahan jauh lebih murah biayanya dari pada pengendalian
pendeteksian atau korektif. Ketika dirancang ke dalam sistem, pengendalian pencegahan memperkirakan kesalahan yang mungkin terjadi sehingga mengurangi biaya perbaikannya. Namun demikian, pengendalian pencegahan tidak dapat menjamin tidak terjadinya kesalahan atau kecurangan sehingga masih dibutuhkan pengendalian lain untuk melengkapinya.
2.         Pengendalian deteksi (detective controls)
Sesuai dengan namanya pengendalian deteksi dimaksudkan untuk mendeteksi suatu kesalahan yang telah terjadi. Rekonsiliasi bank atas pencocokan saldo pada buku bank dengan saldo kas buku organisasi merupakan kunci pengendalian deteksi atas saldo kas. Pengendalian deteksi biasanya lebih mahal daripada pengendalian pencegahan, namun tetap dibutuhkan karena pengendalian deteksi dapat mengukur efektivitas pengendalian pencegahan, beberapa kesalahan tidak dapat secara efektif dikendalikan melalui sistem pengendalian pencegahan sehingga harus ditangani dengan pengendalian deteksi ketika kesalahan tersebut terjadi. Pengendalian deteksi meliputi review dan pembandingan seperti: catatan kinerja dengan pengecekan independen atas kinerja, rekonsilasi bank, konfirmasi saldo bank, kas opname, penghitungan fisik persediaan, konfirmasi piutang/utang dan sebagainya.
3.         Pengendalian koreksi (corrective controls)
Pengendalian koreksi melakukan koreksi masalah-masalah yang teridentifikasi oleh pengendalian deteksi. Tujuannya adalah agar supaya kesalahan yang telah terjadi tidak terulang kembali. Masalah atau kesalahan dapat dideteksi oleh manajemen sendiri atau oleh
auditor. Apabila masalah atau kesalahan terdeteksi oleh auditor, maka wujud pengendalian koreksinya adalah dalam bentuk pelaksanaan tindak lanjut dari rekomendasi auditor.
4.         Pengendalian pengarahan (directive controls)
Pengendalian pengarahan adalah pengendalian yang dilakukan pada saat kegiatan sedang berlangsung dengan tujuan agar kegiatan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan atau ketentuan yang berlaku. Contoh atas pengendalian ini adalah kegiatan supervisi yang dilakukan langsung oleh atasan kepada bawahan atau pengawasan oleh mandor terhadap aktivitas pekerja.




5.         Pengendalian kompensatif (compensating controls)
Pengendalian kompensatif dimaksudkan untuk memperkuat pengendalian karena terabaikannya suatu aktivitas pengendalian. Pengawasan langsung pemilik usaha terhadap kegiatan pegawainya pada usaha kecil karena ketidak-adanya pemisahan fungsi merupakan contoh pengendalian kompensatif.

§     Keterbatasan Sistem Pengendalian Manajemen
Beberapa keterbatasan yang dapat diidentifikasikan antara lain:

1.                  Kurang matangnya suatu pertimbangan

Efektivitas pengendalian seringkali dibatasi oleh adanya keterbatasan manusia dalam pengambilan keputusan. Suatu keputusan diambil oleh manajemen umumnya didasarkan pada pertimbangan-pertimbangan yang ada pada saat itu, antara lain informasi yang tersedia,
keterbatasan waktu, dan beberapa variabel lain baik internal maupun eksternal (lingkungan). Dalam kenyataannya, sering dijumpai bahwa beberapa keputusan yang diambil secara demikian memberikan hasil yang kurang efektif dibandingkan dengan apa yang diharapkan.
Keterbatasan ini merupakan keterbatasan alamiah yang dihadapi oleh manajemen.

2.                  Kegagalan menterjemahkan perintah
Pengendalian telah didisain dengan sebaik-baiknya, namun kegagalan dapat terjadi yang disebabkan adanya pegawai (staf) yang salah menterjemahkan perintah dari pimpinan. Kesalahan dalam menterjemahkan suatu perintah dapat disebabkan dari ketidaktahuan atau kecerobohan pegawai yang bersangkutan. Terjadinya kegagalan dapat lebih diperparah apabila kegagalan menterjemahkan perintah dilakukan oleh seorang pimpinan.

3.                  Pengabaian manajemen
Suatu pengendalian manajemen dapat berjalan efektif apabila semua pihak atau unsur dalam organisasi mulai dari tingkat tertinggi hingga terendah melaksanakan tugas dan fungsinya sesuai dengan kewenangan dan tanggung jawabnya. Meskipun suatu organisasi memiliki pengendalian manajemen yang memadai sekalipun, pengendalian tersebut tidak akan dapat mencapai tujuannya jika staf atau bahkan seorang pimpinan mengabaikan pengendalian. Istilah “pengabaian manajemen” ditujukan pada tindakan manajemen yang mengabaikan pengendalian dengan tujuan untuk kepentingan pribadi atau untuk meningkatkan penyajian kondisi laporan kegiatan dan kinerja organisasi yang bersangkutan.



4.                  Adanya Kolusi
Kolusi adalah salah satu ancaman dari pengendalian yang efektif. Pemisahan fungsi telah dilakukan namun jika manusianya melakukan suatu persekongkolan untuk kepentingan pribadi atau kepentingan tertentu selain organisasi, maka pengendalian yang sebaik apapun
tidak akan dapat mendeteksi atau mencegah terjadinya suatu tindakan yang merugikan organisasi. Sebagai contoh, konsultan pengawas atas suatu kegiatan pembangunan gedung kantor melakukan kolusi dengan pihak penyedia barang dan jasa yang melaksanakan pembangunan dengan cara memberikan peluang terjadinya penyimpangan dalam spesifikasi. Hal ini dapat terjadi apalagi pejabat pembuat komitmen kegiatan tersebut kurang aktif melakukan pengecekan. Contoh lain, kolusi yang terjadi antara penyedia barang dan jasa
dengan pihak penerima barang. Penyedia barang dan jasa menyerahkan barang yang dipesan dengan kualitas dan kuantitas yang berbeda tetapi dinyatakan dalam faktur penagihan telah sesuai dengan yang dipesan. Di lain pihak, si penerima barang memproses penerimaan barang tersebut seolah-olah telah diterima sesuai dengan kualitas dan kuantitas yang dipesan.

§     Tujuan Perancangan Sistem Pengendalian Manajemen
Secara singkat fungsi pengendalian bertujuan untuk mengidentifikasi terjadinya deviasi atau penyimpangan atas pelaksanaan kegiatan dibandingkan dengan perencanaan sebagai umpan balik untuk melakukan tindakan koreksi atau perbaikan bagi pimpinan dalam mencapai tujuan organisasi. Secara luas fungsi pengendalian juga mencakup usaha pencegahan kemungkinan terjadinya suatu deviasi atau penyimpangan. Sistem pengendalian manajemen mencakup pengendalian yang bersifat preventif berupa perancangan suatu sistem pengendalian maupun pengendalian yang bersifat pendeteksian. Dari definisi pengendalian oleh Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) dapat diuraikan bahwa pengendalian manajemen adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh badan pengawas organisasi, pimpinan utama (manajemen), dan pegawai lainnya yang dirancang untuk memberikan keyakinan yang memadai tentang pencapaian tujuan dalam kategori berikut:
•           Efektivitas dan efisiensi kegiatan
•                     Keterandalan pelaporan keuangan
•                     Ketaatan pada peraturan dan ketentuan yang berlaku.


Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa tujuan perancangan suatu sistem pengendalian manajemen adalah:
1.         Diperolehnya keterandalan dan integritas informasi
Di era globalisasi ini, sistem informasi menjadi begitu penting bagi organisasi dalam rangka mensikapi perubahan yang serba cepat atas perubahan kondisi dan lingkungan yang ada dan meningkatnya kecanggihan sarana teknologi informasi. Umumnya, sistem informasi dibagi ke dalam 2 (dua) aspek, yakni: (a) informasi akuntansi finansial yang menghasilkan laporan keuangan organisasi dan berbagai laporan lainnya seperti penggunaan anggaran atau budget; dan (b) sistem informasi kegiatan yang menghimpun informasi terkait dengan berbagai aspek kegiatan yang menghasilkan laporan tingkat keberhasilan kinerja. Tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk mempertahankan keterandalan dan integritas sistem informasi yang penting dalam pengambilan keputusan.

2.         Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan dan ketentuan yang berlaku.
Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan dan ketentuan yang berlaku dapat dicapai melalui sistem pengendalian manajemen. Kegagalan ketaatan pada kebijakan dan ketentuan yang berlaku dapat membahayakan usaha koordinasi yang dirancang dalam
suatu sistem pengendalian.

3.                  Melindungi aset organisasi
Pada umumnya pengendalian dirancang dan diimplementasikan untuk melindungi aset organisasi. Contoh pengendalian tersebut adalah dikuncinya pintu gudang penyimpanan barang, direkrutnya satpam, digunakannya password komputer, dibangunnya pagar, ditempatkannya aset berharga pada tempat yang tidak mudah diakses orang yang tidak berhak/berwenang.

4. Pencapaian kegiatan yang ekonomis dan efisien
Realita bahwa sumber daya bersifat terbatas mendorong organisasi menerapkan prinsip ekonomis dan efisiensi. Prinsip yang diterapkan bagi manajemen organisasi adalah memperoleh keluaran atau hasil yang maksimal dengan pengeluaran tertentu atau mencapai hasil tertentu dengan biaya yang minimal. Standar operasi seharusnya memberikan kriteria pengukuran untuk menilai tingkat keekonomisan dan efisiensi. Dalam dunia bisnis, kriteria penilaian kehematan dan efisiensi tercermin dalam laporan keuangannya. Namun demikian,
bagi organisasi nirlaba, termasuk organisasi pemerintah, kriteria penilaian dituangkan dalam bentuk indikator keberhasilan kinerja. Tujuan pengendalian dapat dikategorikan bagi kepentingan pihak manajemen dan pegawai organisasi. Oleh karena manajemen organisasi berusaha mencapai visi dan misi organisasinya dan memberikan akuntabilitas atas kegiatan yang telah dilaksanakannya, maka manajemen perlu secara terus menerus menilai dan
mengevaluasi sistem pengendalian manajemen untuk memastikan bahwa sistem pengendalian telah dirancang dan beroperasi secara baik, dimutakhirkan secara tepat untuk mengantisipasi perubahan kondisi dan lingkungan, dan pada akhirnya untuk memastikan pencapaian tujuan organisasi. Secara spesifik, manajemen perlu untuk menguji sistem pengendalian manajemen guna menentukan seberapa baik pengendalian itu beroperasi, bagaimana pengendalian dapat ditingkatkan, dan pada tingkat mana pengendalian dapat membantu mengidentifikasi risiko-risiko utama atas adanya kecurangan, pemborosan, penyalahgunaan wewenang, dan salah pengelolaan (mismanagement). Evaluasi pengelolaan sistem pengendalian manajemen merupakan usaha manajemen untuk memastikan tercapainya tujuan tersebut. Auditor harus mempelajari dan menilai keandalan sistem pengendalian manajemen untuk menentukan luas dan lingkup pengujian yang akan dilaksanakan. Dalam audit operasional, mempelajari dan menilai sistem pengendalian manajemen bertujuan untuk memastikan apakah tentative audit objectives (sasaran audit tentatif) dapat terus dilanjutkan menjadi firm audit objectives (sasaran audit yang lebih). Dengan demikian, dapatlah disimpulkan bahwa mempelajari dan menilai keandalan sistem pengendalian manajemen merupakan hal yang pokok dan penting. Melalui pengenalan dan penilaian keandalan sistem pengendalian manajemen dapat diperoleh manfaat sebagai berikut:
• Menghindari atau mengurangi terjadinya risiko audit.
• Sebagai dasar penetapan arah, lingkup, sifat, dan waktu audit.
• Mempercepat proses audit karena lebih terarah dan memberikan
jaminan bahwa sasaran audit tercapai dengan baik.






Ø    Penanggung Jawab Atas Sistem Pengendalian Manajemen

Dari definisi pengendalian menurut Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) telah diuraikan bahwa penanggung jawab atas sistem pengendalian manajemen berada pada tangan manajemen organisasi. Pihak manajemen bertanggung jawab atas keberadaan dan dilaksanakannya sistem pengendalian manajemen dalam organisasi yang dipimpinnya. Dalam mengemban tugasnya, manajemen organisasi berhadapan dengan tingkat risiko tertentu atas keberhasilan pencapaian tujuan. Risiko kegagalan pencapaian target, risiko kecurangan, dan berbagai risiko lainnya memberikan kontribusi kegagalan atas pencapaian tujuan organisasi. Salah satu cara mengantisipasi atau memperkecil tingkat risiko adalah dengan cara meningkatkan efektivitas sistem pengendalian manajemen. Semakin efektif suatu sistem pengendalian manajemen semakin rendah risiko yang harus ditanggung oleh pihak manajemen. Dengan adanya sistem pengendalian manajemen yang efektif, maka tujuan suatu organisasi akan dapat dicapai. Dari sudut pandang auditor, dengan efektifnya suatu sistem pengendalian manajemen suatu organisasi bukan saja akan membantu auditor untuk lebih memfokuskan pengujiannya pada aspek atau hal-hal yang lemah yang pada gilirannya akan membantu tercapainya suatu efisiensi dan efektivitas pelaksanaan audit, tetapi juga membantu pihak manajemen dalam memonitor sistem pengendalian manajemen yang ada sehingga pihak manajemen menyadari dan memahami kekuatan dan kelemahan pengendalian yang ada.

Dimensi Biaya/Manfaat dari Evaluasi Pengendalian

BIAYA
MANFAAT
Ketaatan atas pengendalian memerlukan pengorbanan waktu yang sebaliknya dapat dipergunakan bagi pertanggung jawaban
kegiatan.
Meningkatkan akuntabilitas; lebih efektif dalam menjaga aset.
Pengendalian sering memerlukan dokumentasi yang memakan biaya.
Pengendalian yang lebih baik atas sumber daya yang digunakan dalam produksi.
Proses otorisasi dalam sistem pengendalian meliputi beberapa tingkatan manajemen dan menyita waktu manajemen puncak secara
substansial.
Ketaatan pada kebijakan dan prosedur lebih sering terjadidengan pengecekan dan saldo
yang terpasang dalam sistem.
Pada suatu waktu, pengendalian bertentangan secara langsung dengan sasaran operasional,
seperti: pesanan melalui telepon merupakan cara yang paling efisien, namun pengendalian
mensyaratkan bahwa pesanan secara tertulis harus dilakukan ketika jumlah pesanan melebihi jumlah tertentu.
Menghindari konsentrasi yang berlebihan terhadap efisiensi melalui berbagai ukuran
efektivitas.


§     Persyaratan Sistem Pengendalian Manajemen
Perancangan suatu sistem pengendalian manajemen oleh pihak manajemen sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya bertujuan untuk:
1. diperolehnya keterandalan dan integritas informasi;
2. kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan, dan ketentuan yang berlaku;
3. melindungi aset organisasi; dan
4. pencapaian kegiatan yang ekonomis dan efisien.
Untuk mencapai tujuan di atas, sistem pengendalian manajemen harus dirancang sedemikian rupa sehingga efektivitas sistem pengendalian dapat tercapai dan pengungkapkan pengelompokan standar pengendalian intern (internal control standards) dapat dikelompokkan ke dalam 2 (dua) kelompok sebagai berikut:
1. Standar Umum
a. Keyakinan yang memadai
Pengendalian harus memberikan suatu keyakinan yang memadai bahwa tujuan pengendalian manajemen akan dapat tercapai.
b. Dukungan perilaku
Manajemen dan personel suatu entitas harus memelihara suatu sikap perilaku yang mendukung suatu sistem pengendalian manajemen.
c. Integritas dan Kompetensi
Mereka yang terlibat dalam kegiatan suatu sistem pengendalian manajemen harus memiliki suatu tingkat profesionalisme dan integritas pribadi serta kompetensi yang memadai untuk mengoperasikan pengendalian supaya tujuan sistem pengendalian manajemen dapat tercapai.
d. Tujuan pengendalian
Tujuan pengendalian secara spesifik, menyeluruh, dan beralasan harus diidentifikasi atau dikembangkan untuk setiap kegiatan organisasi.
e. Pengendalian monitoring
Manajemen secara terus menerus memonitor keluaran (output) sistem pengendalian dan mengambil tindakan perbaikan atas penyimpangan atau deviasi.
2. Standar Rinci
a. Pendokumentasian
Kejadian-kejadian yang terstruktur, menyeluruh, dan signifikan didokumentasikan dengan jelas. Dokumen tersebut harus tersedia saat diperlukan.
b. Pencatatan suatu transaksi dilakukan tepat waktu dan benar
Transaksi-transaksi yang terjadi harus dicatat pada waktu yang tepat dan diklasifikasikan dengan benar.
c. Otorisasi dan pelaksanaan transaksi
Transaksi-transaksi harus diotorisasikan dan dilaksanakan oleh personel yang bertanggung jawab dengan benar.
d. Pemisahan tugas
Kegiatan pemberian otorisasi, pemrosesan, pencatatan, dan reviu harus dilaksanakan oleh personel berbeda (tidak sama).
e. Supervisi
Supervisi harus dilakukan oleh personel yang kompeten dan berkesinambungan untuk meyakinkan pencapaian tujuan pengendalian manajemen.
f. Akses pada sumber daya/catatan dan akuntabilitasnya
Akses pada sumber daya dan catatan harus dibatasi, hanya oleh personel yang memiliki kewenangan yang kemudian harus memberikan akuntabilitas atas pengelolaan sumber daya  dan pemeliharaan atas catatan. Aspek ini harus diverifikasi secara periodik dengan membandingkan jumlah yang tercatat dengan fisiknya.

Dari standar di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa perancangan suatu sistem pengendalian manajemen yang dapat diandalkan (reliable) harus memenuhi unsur-unsur berikut:
1. Kualitas karyawan (pegawai) sesuai dengan tanggung jawabnya. Faktor yang paling penting dalam pengendalian adalah adanya karyawan (pegawai) yang dapat menunjang suatu sistem agar dapat berjalan dengan baik. Karyawan dikatakan ideal apabila tingkat kualitas yang dimiliki sesuai dengan tanggung jawabnya. Tingkat perputaran karyawan yang terlampau tinggi sering menimbulkan permasalahan dalam pengendalian manajemen.  Karyawan baru yang belum berpengalaman memiliki potensi membuat kesalahan dibandingkan dengan karyawan lama yang telah berpengalaman. Untuk itu, maka diperlukan pengembangan mutu karyawan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan sehingga karyawan dapat memberikan kontribusinya secara maksimal disamping memiliki tingkat moralitas yang tinggi.

2. Rencana organisasi yang menetapkan pemisahan tanggung jawab fungsi secara layak.
Pemisahan tanggung jawab yang sering disebut pembagian tugas merupakan aspek penting lainnya. Terdapat 3 (tiga) jenis tanggung jawab fungsi yang harus dilaksanakan oleh bagian atau paling tidak orang yang berlainan, yaitu:
a. Otorisasi untuk melaksanakan transaksi. Hal ini menunjukkan orang yang memiliki otoritas dan tanggung jawabnya untuk memulai suatu transaksi.
b. Pencatatan transaksi.
c. Penyimpanan aktiva.
Tujuan dari pemisahan fungsi tersebut adalah agar tidak ada seorang pun yang merangkap untuk mengendalikan dua atau tiga tanggung jawab fungsi sekaligus yang dapat menimbulkan potensi terjadinya kelemahan pengendalian dan bermuara pada kerugian bagi organisasi.
3. Sistem pemberian wewenang, tujuan dan teknik serta pengawasan yang wajar untuk mengadakan pengendalian atas aset, utang, penerimaan, dan pengeluaran. Setiap manajemen bertanggung jawab untuk menentukan pemberian wewenang, tujuan dan teknik serta pengawasan di lingkungan organisasinya. Demikian juga setiap manajemen bertanggung jawab untuk menentukan, melaksanakan dan memelihara serta meningkatkan sistem pengendalian manajemennya. Manajemen harus menentukan ukuran besaran (jumlah) tertentu secara bertingkat untuk setiap jenjang dalam sistem pencatatannya dan prosedur pengawasan untuk persetujuannya. Sistem pemberian wewenang tersebut dapat bersifat umum dan dapat didelegasikan ke tingkat manajemen yang lebih rendah. Tetapi wewenang yang sifatnya sangat penting masih perlu dipegang oleh manajemen tertinggi.
4. Pengendalian terhadap penggunaan aset dan dokumen serta formulir yang penting.
Pengendalian atas aset, catatan dan dokumen organisasi memiliki tujuan menghindari adanya kesalahan dan ketidakberesan dari karyawan yang tidak bertanggung jawab. Pengendalian secara fisik dilakukan dengan pembatasan wewenang pada karyawan tertentu. Sedangkan untuk menghindari adanya penyalagunaan wewenang, dilakukan dengan melaksanakan penyimpanan secara baik terhadap formulir-formulir yang sangat penting untuk pekerjaan pencatatan dan pengawasan. Perbandingan catatan-catatan aset dan utang dengan aset fisik yang ada, atau yang senyatanya ada, dan mengadakan tindakan koreksi jika dijumpai adanya perbedaan

Ø    Pendekatan 8 Unsur Pengendalian Manajemen
Pendekatan sistem pengendalian manajemen menggunakan 8 (delapan) unsur atau sarana yang dipakai auditor dalam menilai efektivitas sistem pengendalian manajemen auditan.

1. Pengorganisasian
Unsur pengorganisasian dalam konteks penilaian sistem pengendalian ditekankan pada ukuran besar kecilnya organisasi, tujuan organisasi serta karakteristik dari organisasi yang bersangkutan. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian meliputi:
a. Proses pembentukan organisasi harus mengacu pada upaya untuk menciptakan organisasi yang efektif dan efisien. Struktur organisasinya mengacu pada visi dan misi serta tujuan organisasi.
b. Persyaratan kompetensi tenaga sesuai dengan fungsi dan tanggung jawab yang telah ditetapkan.
c. Terdapat pembagian tugas dan tanggung jawab. Tidak dijumpai adanya seseorang melakukan suatu kegiatan dari awal sampai akhir tanpa adanya campur tangan orang lain.
d. Penghindaran adanya tumpang tindih, duplikasi, dan pertentangan dalam pembagian tugas, fungsi, dan tanggung jawab.
e. Terdapat kewajiban bagi setiap orang untuk mempertanggung jawabkan kepada atasannya tentang pelaksanaan tugas dan pencapaian kinerjanya.
f. Pendefinisian kewenangan dan tanggung jawab masing-masing jabatan/kedudukan harus jelas dan seimbang.
g. Pendelegasian wewenang harus diikuti dengan tanggung jawab yang sesuai dengan tugas dan fungsinya. Penempatan posisi sebagai manajer keuangan dan akuntansi oleh seseorang yang tidak memiliki latar belakang pendidikan dan pengalaman yang memadai di bidang keuangan adalah contoh penyimpangan atas pengorganisasian yang baik.

2. Kebijakan
Kebijakan adalah alat untuk mencapai tujuan sehingga dalam penetapan kebijakan harus diperhitungkan kontribusi kebijakan terhadap pencapaian tujuan. Kebijakan seharusnya tidak boleh bertentangan dengan ketentuan atau peraturan yang lebih tinggi sekaligus harus bersifat sederhana. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam kebijakan antara lain:
a. Kebijakan harus jelas dan dibuat secara tertulis serta dikomunikasikan ke seluruh fungsionaris dan pegawai secara sistematis tepat pada waktunya.
b. Kebijakan yang ada harus sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku (yang lebih tinggi) dan dilakukan peninjauan secara periodik serta dilakukan revisi bila diperlukan.
c. Kebijakan harus selaras (konsisten) dengan tujuan organisasi.
d. Kebijakan dibuat dengan maksud untuk melaksanakan kegiatan yang telah digariskan secara ekonomis, efisien, dan efektif.
e. Kebijakan harus dapat meningkatkan disiplin kerja para pegawai.
Kebijakan pimpinan berupa pencanangan visi dan misi instansi yang tidak disosialisasikan kepada seluruh fungsionaris dan pegawai secara sistematis dan tepat waktu sehingga mengakibatkan gerak langkah pelayanan instansi tidak mencapai sasaran adalah contoh pengendalian dari aspek kebijakan yang kurang memadai.

3. Perencanaan
Perencanaan merupakan tahapan awal dari pelaksanaan suatu kegiatan. Pada tahap ini ditetapkan tujuan/sasaran, cara pelaksanaan, kebutuhan tenaga dan dana, waktu pelaksanaan, dan persyaratan serta peraturan yang harus ditaati. Faktor-faktor dari unsur perencanaan yang baik meliputi antara lain:
a. Setiap kegiatan harus dibuat perencanaannya terlebih dahulu.
b. Dalam penyusunan rencana dipilih alternatif yang paling menguntungkan bagi organisasi dan telah memperhatikan ketaatan pada peraturan/ketentuan yang berlaku.
c. Dalam penyusunan rencana telah memperhitungkan secara matang keterlaksanaan rencana tersebut dengan memperhatikan kondisi yang ada.
d. Terdapat penelaahan oleh atasan langsung tentang rencana kerja yang diajukan kepadanya dan apakah rencana yang telah disusun dan disetujui digunakan sebagai alat pengendalian terhadap pelaksanaan kegiatan.
e. Rencana kerja telah dikomunikasikan secara efektif.
Contoh kegiatan yang tidak sesuai dengan unsur perencanaan yang baik adalah kegiatan yang dilaksanakan oleh suatu instansi tidak pernah direncanakan terlebih dahulu, sehingga tidak jelas efektivitas pencapaiannya.

4. Prosedur
Prosedur merupakan langkah-langkah yang harus diterapkan untuk melaksanakan kegiatan teknis maupun administratif guna menjamin terselenggaranya kebijakan yang telah ditentukan secara ekonomis dan efisien. Manajemen berkewajiban menciptakan prosedur yang baik sehingga menjamin terciptanya sistem pengendalian manajemen yang efektif. Faktor-faktor dari unsur prosedur yang efektif antara lain meliputi :
a. prosedur yang dibuat harus selaras dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
b. prosedur dibuat dalam bentuk tertulis dan sistematis untuk menjamin pelaksanaan kegiatan secara ekonomis, efisien dan efektif serta ditaatinya peraturan/ketentuan yang berlaku.
c. prosedur yang dibuat telah memperhatikan unsur pengecekan internal sehingga hasil pekerjaan seorang pegawai secara otomatis dicek oleh pegawai lain yang bebas melakukan tugasnya tanpa dipengaruhi atau terpengaruh oleh orang lain.
d. prosedur yang diciptakan tidak duplikatif dan tidak bertentangan dengan prosedur lain.
e. prosedur yang diciptakan telah menjamin kelancaran pemberian pelayanan kepada pengguna.
f. prosedur yang dibuat tidak rumit, melainkan sederhana dan mudah dimengerti serta dilakukan peninjauan kembali secara berkala.
Prosedur yang lambat dan berbelit-belit dalam pengurusan sertifikat tanah merupakan contoh prosedur yang tidak menjamin kelancaran pemberian pelayanan kepada masyarakat.

5. Pencatatan / Akuntansi
Pencatatan/akuntansi merupakan pendokumentasian semua kegiatan dalam suatu unit kerja. Pencatatan memberikan kontribusi yang besar kepada manajemen untuk melakukan pemantauan terhadap aktivitas operasi. Faktor-faktor dari unsur pencatatan/akuntansi yang baik meliputi antara lain:
a. Setiap kegiatan harus didokumentasikan dengan teliti, akurat dan tepat waktu serta diklasifikasikan dengan tepat pula.
b. Pencatatan/akuntansi yang ada telah menjamin pengendalian yang cukup atas harta dan kewajiban organisasi.
c. Fungsi akuntansi dipisahkan dari fungsi otorisasi dan penyimpanan.
d. Terjadi pengecekan internal (pengendalian otomatis) diantara berbagai catatan/akuntansi.
e. Catatan/akuntansi harus dilakukan verifikasi secara berkala baik oleh auditor internal maupun oleh auditor eksternal. Praktik yang sering kali dijumpai di lapangan yaitu keterlambatan dan ketidakakuratan pencatatan aset proyek ke dalam administrasi rutin instansi adalah contoh tidak memadainya unsur pencatatan/akuntansi.

6. Pelaporan
Pelaporan berfungsi sebagai sarana pertanggung jawaban suatu pelaksanaan kegiatan yang meliputi: apa yang telah dikerjakan, kesesuaian dengan rencana yang telah ditetapkan, dan uraian alasan terjadinya deviasi dari keduanya. Melalui pelaporan, seorang pimpinan dapat melakukan pengendalian terhadap pelaksanaan kegiatan suatu organisasi. Faktor-faktor dari unsur pelaporan yang baik meliputi antara lain:
a. Sistem pelaporan yang diciptakan hendaknya dapat memberikan informasi terkini yang dibutuhkan oleh pimpinan yang bertanggung jawab.
b. Laporan yang disusun didasarkan pada data dan informasi yang benar, akurat, dan tepat waktu.
c. Terdapat keharusan pada setiap pegawai tertentu untuk membuat laporan hasil pekerjaannya secara tertulis.
d. Isi laporan harus didukung oleh bukti yang memadai dan dapat dipertanggung jawabkan.
Tidak tertibnya penyampaian laporan kegiatan masing-masing sub bagian/bagian/bidang suatu instansi adalah contoh lemahnya unsur pelaporan.






7. Personalia
Faktor yang sangat menentukan dalam pelaksanaan kegiatan suatu organisasi terletak pada unsur personalia. Sumber daya manusia merupakan faktor penentu dalam menunjang keberhasilan organisasi secara ekonomis dan efisien. Faktor-faktor dari unsur personalia yang
baik meliputi antara lain:
a. Penempatan dan pemberian tugas harus diberikan dengan prinsip the right man in the right place.
b. Pegawai diangkat menurut kualifikasi yang dibutuhkan.
c. Terdapat kegiatan supervisi yang memadai terhadap pegawai.
d. Terdapat kebijakan penetapan sanksi atau penghargaan prestasi
sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku.
e.  Terdapat program pembinaan atas pegawai yang berkesinambungan.
f.  Terdapat kebijakan dan pelaksanaan rotasi dan mutasi.
Penunjukkan auditor yang sama pada pelaksanaan audit terhadap suatu instansi tertentu untuk waktu yang terlampau lama dapat berdampak pada menurunnya sikap independensi dan obyektivitas auditor adalah contoh tidak memadainya unsur personalia.

8. Review Intern
Fungsi auditor intern adalah fungsi pengendalian manajemen yang dilakukan oleh salah satu unit dalam suatu organisasi. Fungsi ini merupakan mata dan telinga manajemen dalam mengendalikan organisasi.  Faktor-faktor dari unsur reviews intern yang baik meliputi
antara lain:
a.  Struktur bagian auditor intern sebaiknya ditempatkan pada kedudukan yang tepat dalam organisasi.
b.  Lingkup tugas kegiatan audit ditetapkan dengan jelas dan personel yang ditugaskan sebagai auditor intern memenuhi persyaratan kompetensi yang memadai.
c.  Pekerjaan audit ditujukan untuk perbaikan organisasi dan terdapat prosedur yang mengatur pemantauan tindak lanjut atas hasil auditnya.
d.  Terdapat program peningkatan pengetahuan dan keterampilan tenaga auditor intern secara periodik. Contoh unsur reviu intern yang tidak memadai misalnya posisi lembaga audit ditetapkan pada tingkat yang tidak cukup untuk bersikap bebas, obyektif dan independen. Tidak pernah dirancang program pelatihan bagi staf organisasi.